Angst vor Austausch: Wenn das Intranet zum Ladenhüter wird

Individuelles Wissen und Sicherheitsbedenken? Wie Kommunikatoren zum Erfolg interner Austausch-Plattformen beitragen können.

Mitarbeiter haben Angst vor dem Teilen von Informationen. Immer noch gibt es unter den Mitarbeitern große Bedenken, welches – unter Umständen sicherheitsrelevante – Wissen im Intranet geteilt werden kann. Wie sich die Mitarbeiter eines deutschen IT-Dienstleisters dabei entscheiden, wurde von Wilms und Kollegen von der Uni Duisburg-Essen in ihrer 2019 veröffentlichten Nutzungsstudie untersucht.

Warum Wissen Macht ist

Gerade in einer alternden Belegschaft erhält das Bewahren von Wissen im Unternehmen einen immer höheren Stellenwert. Viele Mitarbeiter werden in den kommenden Jahren aus dem Arbeitsleben ausscheiden und in den Ruhestand gehen. Dabei fällt Mitarbeitern die Weitergabe von individuellem Wissen nicht immer leicht. Das kann unteren anderem daran liegen, dass die Mitarbeiter ihr individuelles Wissen als einen Vorteil gegenüber Kollegen sehen und nicht bereit sind, diesen Vorteil aufzugeben – selbst über das aktive Arbeitsleben hinaus. Dabei stehen durch die Digitalisierung etliche sogenannte Enterprise Social Software (ESS) zur Vernetzung der eigenen Mitarbeiter zur Verfügung. Aber liegt das geringe Archivieren von Wissen tatsächlich nur an der eigenen Eitelkeit?

Keine Zeit für den Austausch 

Für die in der Studie befragten Mitarbeiter des IT-Dienstleisters ist Wissensaustausch ein wichtiger Teil ihrer Arbeit. Zur Dokumentation oder dem Teilen von Wissen bleibt nach Meinung der Mitarbeiter im beruflichen Alltag jedoch nicht genügend Zeit. Damit wundert auch die Einschätzung nicht, dass mit einem Kollegen auch eine Menge Wissen das Unternehmen verlässt.

Warum läuft´s nicht?

Trotz der hohen Relevanz des Wissensaustauschs haben viele Mitarbeiter große Bedenken, was das Teilen von vertraulichen Informationen angeht. Für die Forscher sind geringe Kenntnisse der Mitarbeiter in den Berechtigungsstrukturen der Kollaborationsprogramme ein wesentlicher Grund für eine geringe Akzeptanz.

Bedenken umwandeln

Für die Kommunikatoren bedeutet eine geringe Akzeptanz immer einen hohen Invest in das Image des Instruments. Außerdem müssen die Mitarbeiter durch Schulungen und klar kommunizierten Richtlinien sicher im Umgang mit der Software werden. Nur so kann eine dauerhafte Weitergabe von Wissen innerhalb der Belegschaft ein starkes Fundament für das Wissensmanagement bilden.

	Key Facts Viele Mitarbeiter haben Bedenken, wenn es um die Verwendung von Enterprise Social Software (wie Intranet) geht. Diese Bedenken drehen sich vor allem um das Teilen von sicherheitsrelevantem Wissen. Der Austausch von individuellem Wissen muss gefördert werden, weil er einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bieten kann.
	Methode Nutzungsstudie in einem großen IT Unternehmen, welches in der Hauptsache für eine deutsche Versicherung arbeitet 150 Teilnehmer mit einer im Durchschnitt langen Betriebszugehörigkeit und hohem Bildungsabschluss wurden befragt Sehr spezifische Untersuchung eines Unternehmens. Damit sind die Ergebnisse nur bedingt generalisierbar.

Weiterlesen: Wilms, K., Brachten, F., Stieglitz, S., & Berthelé, D. (2019). Wissensaustausch in Unternehmen: Wahrnehmung von Enterprise Social Software als Tool für den Austausch von sicherheitsrelevantem Wissen. HMD Praxis der Wirtschaftinformatik, 56(1), 94-108.