Kein Angst, das Intranet beißt nicht

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Key Facts
  • Dialog und Vermittlung strategisch relevanter Informationen in Social Intranets erhöhen die aktive Teilnahme von Beschäftigten in diesen.
  • Transparente Inhalte des Unternehmens in internen sozialen Medien verbessern die Beziehung zwischen Unternehmen und MitarbeiterInnen.
  • Richtlinien zur Nutzung der internen Netzwerke erleichtern Angestellten die aktive Teilnahme.

Heutzutage verbringen die Menschen immer mehr Zeit in sozialen Medien. Drei Stunden am Tag sind hier keine Seltenheit (DAK, 2018). Gerade in Zeiten von Homeoffice und Ausgangssperren findet der Großteil des Austauschs in sozialen Netzwerken statt. Die Folge: Auch Unternehmen passen ihre MitarbeiterInnenkommunikation an und führen interne soziale Medien – sogenannte „Social Intranets“ – ein. Diese bieten Beschäftigten eine einfache Möglichkeit, persönliche und berufliche Informationen mit KollegInnen auszutauschen. Wie jede Neuerung ist auch die Einführung eines Social Intranets eine echte Herausforderung. Die amerikanischen Forschenden Men, O´Neil und Ewing liefern durch ihre Onlinebefragung hierzu hilfreiche Erkenntnisse, die sich unter anderem mit dem Austausch und der aktiven Mitgestaltung durch die NutzerInnen dieser Netzwerke auseinandersetzen. Denn hier zeigt sich ein erster Knackpunkt: Gerade von dieser aktiven Teilnahme leben soziale Netzwerke. Aber wer postet und kommentiert schon gerne, wenn der Chef oder die Chefin alles mitlesen kann? Zu groß ist die Angst, etwas falsch zu machen. Man ist schließlich bei der Arbeit und unangemessene Beiträge im Intranet könnten Konsequenzen haben. Das Resultat ist fehlende Interaktion, um nur einen Faktor zu nennen. Das lässt viele solcher Projekte in den ersten sechs Monaten scheitern (Liu & Bakici, 2019). Dabei lassen sich die meisten Probleme bei der späteren Nutzung bereits bei der Einführung berücksichtigen und gegebenenfalls beseitigen. So ist die Einführung eines Social Intranets keine leichte Aufgabe, bei der es Folgendes zu beachten gibt.

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Wie Facebook – nur für die Arbeit

Die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden in internen Netzwerken sei laut den Forschenden der Schlüssel zum Erfolg. So sei es wichtig, die DOs und DONTs der Nutzung des Social Intranets zu kennen, um das Interesse an einer aktiven Mitgestaltung zu wecken. Richtlinien oder Schulungen seien zur Klarstellung das ideale Mittel, weil den Angestellten von offizieller Seite so eine Orientierung gegeben werde. Bisher machten Unternehmen davon aber nur selten Gebrauch.

Informieren reicht nicht, der Dialog muss her

Interne soziale Medien seien ideal, um dem Bedürfnis der Beschäftigten nach Informationen nach zu kommen. Seien diese befriedigt, bilden die Angestellten mit größerer Wahrscheinlichkeit positive Einstellungen und nachhaltige Beziehungen gegenüber dem Unternehmen. Das allein reiche aber nicht: Kommuniziere die Organisation zusätzlich im Dialog mit den Angestellten, fördere dies das Engagement, die Plattform zu nutzen.
Kommunikation, die nach Meinungen und Beiträgen der Angestellten sucht, sei das effektivste Instrument zur Förderung von Dialogen und Beziehungen zwischen MitarbeiterInnen und der Organisation. Die Folge seien eine positivere Wahrnehmung der Transparenz des Unternehmens bei den Angestellten und eine verbesserte Beziehung zum Unternehmen.

So klappt‘s in der Praxis

Organisationen und interne PR-ExpertInnen sollten relevante, praktische und informative Inhalte bereitstellen, um den Informationsbedarf der Beschäftigten zu decken. Dies führe zu einer aktiveren Teilnahme in den internen sozialen Medien und zu besseren Wahrnehmungen des Unternehmens auf Seiten der Angestellten. Offenheit für unterschiedliche Meinungen, interaktive und einladende Inhalte schaffen ein vertrauensvolles Kommunikationsklima. Mit klaren Regeln könne man Hemmschwellen mindern und die Teilnahme im Netzwerk erhöhen.

Methode Symbol
  • Online-Umfrage unter 1.150 MitarbeiterInnen verschiedener in den USA ansässiger Organisationen in mehr als 20 verschiedenen Branchen
  • Untersuchung von Strategien interner Kommunikation in internen sozialen Medien und deren Zusammenhang mit der Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Organisationen
  • Aufgrund der Methode einer Umfrage können keine Kausalschlüsse getroffen werden
  • Es werden nur zwei Kommunikationsstrategien (strategische Informationsverbreitung und Dialog) betrachtet

Weiterlesen: ​Men, L. R., O’Neil, J., & Ewing, M. (2020). From the Employee Perspective: Organizations’ Administration of Internal Social Media and the Relationship between Social Media Engagement and Relationship Cultivation. International Journal of Business Communication, doi: 2329488420949968.

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