Agiles Arbeiten – ein Selbstzweck?

Agiles Arbeiten

Key Facts

  • Agiles Arbeiten macht Kommunikationsabteilungen effektiver und effizienter.
  • Kommunikation, Transparenz und Einbezug der Mitarbeitenden sind das A und O auf dem Weg zu mehr Agilität.
  • Agilität muss in jedem Unternehmen individuell eingeführt und angepasst werden.

 

Scrum, Kanban, Jira – was sich im ersten Moment nach außerirdischen Planeten anhört, hat sich in Wirklichkeit zum neusten Trend in der Kommunikationsbranche entwickelt. Wie das passiert ist? Technologischer Fortschritt hat unsere Arbeit und unsere Arbeitsweise verändert. Hinzu kommt, dass sich Kommunikationsabteilungen in einem dynamischen Umfeld bewegen, was flexible Strukturen und Arbeitsabläufe bedingt. Agiles Arbeiten ist darauf die Antwort. Dabei handelt es sich längst um keine Modeerscheinung mehr. Kommunikationsabteilungen namhafter Unternehmen wie Siemens, Telekom oder Thyssenkrupp sind schon seit längerem auf dem Weg zu mehr Agilität. Worauf es in der Praxis ankommt, zeigen Dühring et al. in ihrer Studie.

Agilität bietet Chancen

Fällt das Stichwort „Agilität“, denken viele sofort an Reorganisation oder Umstrukturierung. Das hört sich im ersten Moment nach zusätzlichen Aufwänden an. Langfristig erleichtert Agilität allerdings den gewohnten Arbeitsalltag von Mitarbeitenden. Durch bessere Organisation sollen sie schnell und proaktiv auf spontane Aufgaben reagieren können. Agilität ist kein Selbstzweck – ganz im Gegenteil, es soll Kommunikationsabteilungen effizienter und effektiver machen. Laut den Autor:innen ist eine agile Aufstellung in Kommunikationsabteilungen allein aufgrund der Verflechtung und Abhängigkeit der Content-Produktion sinnvoll. Hinzu kommt, dass die moderne Medienlandschaft eine schnelle und flexible Produktion von Inhalten erfordert. Deshalb müssen Kommunikator:innen auch über Teams und Unterabteilungen hinaus zusammenarbeiten. 

Agiles Arbeiten funktioniert nicht von heute auf morgen 

Die Einführung von agilem Arbeiten braucht Zeit. Mindestens drei bis vier Monate sollten für Vorbereitungen und Trainings zu agilen Methoden eingeplant werden. Wichtig ist die grundlegende Bereitschaft in Kommunikationsabteilungen, traditionelle Strukturen zu überdenken und neue Formen der Zusammenarbeit in Betracht zu ziehen. Ohne eine grundsätzliche Neuorientierung über das Miteinander und das Führungsverstehen werden weitere Schritte wahrscheinlich scheitern. Die Studie hebt hervor, dass es vor allem darauf ankommt, die Mitarbeitenden abzuholen und in den Wandel der Unternehmenskultur einzubeziehen. Entscheidend hierbei: transparente Kommunikation. 

Flache Hierarchien und lebenslanges Lernen

Agiles Arbeiten ist eine Umstellung. Hierarchieebenen werden abgebaut und Entscheidungsprozesse demokratisiert. Anstatt in Abteilungsstrukturen wird mehr in Rollen und Funktionen gedacht. Um diese neuen Herausforderungen zu meistern, müssen die Mitarbeitenden in Kommunikationsabteilungen mit den entsprechenden Kompetenzen und Fähigkeiten ausgestattet werden. Gerade in dynamischen und flexiblen Arbeitswelten sind lebenslange Lernmöglichkeiten unerlässlich. Die Studie hat gezeigt, dass vor allem Lernen am Arbeitsplatz immer wichtiger wird. So kann sichergestellt werden, dass Fähigkeiten und Kompetenzen über die gesamte Kommunikationsabteilung hinweg weitergegeben werden. 

Verlassen der Komfortzone ist eine große Herausforderung

Je agiler und flexibler die Strukturen werden, desto mehr Unsicherheit und Komplexität schaffen sie. Die Veränderung der Machtverhältnisse und das Verlassen von Komfortzonen ist eine große Herausforderung für die Mitarbeitenden. Hierbei kann die Teilnahme an regelmäßigen Feedbackrunden helfen, in denen sie Sorgen äußern und Emotionen zeigen können. Angebote wie Lernen am Arbeitsplatz, eigene Lernplattformen oder Weiterbildungen sollten unbedingt genutzt werden. Anstatt die wechselnden Aufgaben und neuen Rollen als Belastung anzusehen, können sie als Chance gesehen werden: Mitarbeitende können ein vielfältiges Skillset entwickeln, das auch außerhalb der Kommunikationsabteilung von Nutzen sein kann. 

Es gibt keine perfekte Agilität 

Die Studie macht deutlich, dass es in einer agilen Kommunikationsabteilung mehr braucht als ein paar Post-its, die regelmäßig an eine Tafel geklebt werden. Wichtig ist die Erkenntnis, dass Agilität nicht von der Stange geliefert wird, sondern sehr individuell angenommen werden muss. Statt unnötig Reibung zu verursachen, macht es daher mehr Sinn, die Methoden oder die Prozesse so anzupassen, dass sie für die eigene Kommunikationsabteilung funktionieren. Die Studie kommt zu dem Schluss, dass Agilität kein unantastbares Ideal sein sollte, das jeder um jeden Preis anstreben muss. 

Methode Symbol

  • Dreischichtiger Ansatz: 
  • Literaturreview zum Konzept der Agilität
  • 38 Interviews mit CCOs und Senior Communication Managern
  • Zehn Fallstudien mit ausgewählten Unternehmen (Vor-Ort-Rechercheaufenthalte mit 92 Interviews)
  • unterschiedliche Branchen (z. B. Produktion, Automobil, Versicherung, Finanzen, Gesundheitswesen, Pharma) sowie unterschiedliche Unternehmensgrößen (mittelgroß (< 5 Mrd. € Jahresumsatz), groß (5-20 Mrd. € Jahresumsatz) und sehr groß (> 20 Mrd. € Jahresumsatz))
  • Zeitraum: Juli 2017 bis Juli 2020

 

Weiterlesen: Dühring, L., Zerfass, A., & Berger, K. (2020). Redesigning communications. Five steps toward an agile communications department (Communication Insights, Issue 8). Leipzig, Germany: Academic Society for Management & Communication. 

AutorIn
Sara Doden

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