Eine potenzielle Lösung für die Herausforderung Home-Office
Für viele Unternehmen wird Home-Office zur Herausforderung, denn sie müssen ihre etablierten Arbeitsprozesse neu organisieren. Tickets dienen dabei als Lösungsansatz und haben den Ruf von Alleskönnern. Ob das so ist und was sie wirklich leisten können, wurde in einer Studie anhand von Daten dreier IT-Unternehmen in Deutschland untersucht. Diese verwenden die Ticketsysteme im internen Projektmanagement.
Was macht ein Ticket zu einem Ticket?
Als Teil von Ticketsystemen sind Tickets Webanwendungen, die Mitarbeitende sowohl zeit- als auch ortsunabhängig nutzen können. Tickets scheinen wie die reinsten Allrounder: Mit ihnen lassen sich Arbeitsprozesse verwalten und Aufgaben an die Mitarbeitenden verteilen, nachdem die Arbeitsaufträge geplant und mithilfe des Tickets ausformuliert wurden. Nicht nur die Vergabe von Aufgaben, sondern auch das anschließende Monitoring und die Dokumentation der Arbeit lassen sich mit solchen Tickets abdecken. Viele denken vermutlich bei dem Wort Ticket an einen formellen Prozess, doch es dient ebenso als Kommunikationsmedium durch die Kommentarfunktion, mit der die Ergänzung von wichtigen Informationen möglich ist. Alle Bearbeitungen werden gespeichert und sind dadurch immer nachvollziehbar.
Was die Nutzung von Tickets bringen kann
Arbeiten Mitarbeitende an verschiedenen Standorten, so kann das zu Problemen führen wie beispielsweise eine kommunikative Barriere durch verschiedene Zeitzonen. Hier kann das Ticket Abhilfe schaffen, indem es weder an einen Ort noch an eine bestimmte Zeit gebunden ist und somit das Home-Office zu keinem Hindernis werden lässt. Nun gibt es in einem Unternehmen unterschiedliche Zielgruppen der Tickets, doch diese sind individuell konfigurierbar und enthalten eine Übersicht über die Aufgaben, die entsprechenden Deadlines sowie die Ressourcen, die für das Erfüllen der Aufgaben benötigt werden. Natürlich sorgt das Tool auch für die Lösung des Problems der vielen verschiedenen Programme: Das einzelne Ticket enthält alle erforderlichen Informationen für eine Aufgabe. Und nicht nur das, auch werden alle Arbeitsprozesse dokumentiert.
Sind Tickets denn wirklich Alleskönner?
Die Qualitäten eines klassischen Telefonats kann auch das angebliche Supertool nicht bieten. Es kann also die Kommunikation im Betrieb nicht vollumfänglich ersetzen, sondern dient vielmehr der transparenten Informationsbündelung. Auch gibt es Bereiche, in denen Tickets schlicht und einfach nicht geeignet sind und die Tickets funktionieren nur so gut wie der Mensch, der sie mit Informationen füttert. Die Inhalte müssen regelmäßig gepflegt und das Tool muss konfiguriert werden. Es bedarf also trotz seines Potenzials, ein Supertool zu werden, noch eigener Initiative der Mitarbeitenden.
TOP 3
HANDLUNGS
EMPFEHLUNG
1. Nutze Tickets als kollaboratives Medium und arbeite mit deinen Mitarbeitenden parallel an einer Aufgabe!
2. Etabliere das Ticket ebenso als Kommunikationsmedium unter deinen Mitarbeitenden und ergänze es durch multimodale Elemente!
3. Begrenze dich nicht ausschließlich auf Tickets, sondern halte deine Augen offen nach ergänzenden Tools!
Autor:innen: Janina Berger
Methode: Textanalyse
Stichprobe: Drei deutsche IT-Unternehmen, die Ticketsysteme in der internen Projektkommunikationutzen
Erhebungszeitraum: keine Angabe
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