Die Arbeitswelt wird durch den digitalen Wandel immer dynamischer und mobiler – aufgrund von immer mehr Möglichkeiten zu Home-Office, Workations, etc. werden interne Kommunikationsmöglichkeiten und digitale Angebote stetig wichtiger. Während Unternehmen immer häufiger ein Intranet einführen oder ihr Bestehendes ausbauen und modernisieren, bleiben mobile Kommunikationslösungen wie Mitarbeitenden-Apps eher auf der Strecke. Warum das so ist und welche Chancen und Hürden die Einführung einer Mitarbeitenden-App mit sich bringt, untersucht der Communications Monitor.
Der von Staffbase beauftragte Internal Communications Monitor hat den stetigen Wandel in der internen Kommunikation zum Anlass genommen, europäische Organisationen zu untersuchen und Umfragen zu Themen der internen Kommunikation durchzuführen. Unter anderem wurde untersucht, welche Medien und Kanäle den befragten Mitarbeitenden bereits zur Verfügung stehen: Knapp 60% der befragten Unternehmen verfügen demnach über ein Intranet, gefolgt von Kollaborationstools oder Newslettern. Fast 20% der befragten Unternehmen haben der Studie nach noch kein Intranet.
Nachholbedarf bei der Verbreitung von mobilen Mitarbeitenden-Apps
Von allen Befragten gab nur ein Drittel an, über eine mobile App für die Mitarbeitenden zu verfügen. Bei einem weiteren Drittel sei weder eine App in Umsetzung noch für die Zukunft geplant. Das letzte Drittel gab an, dass in ihrem Unternehmen eine App in Planung oder bereits in Umsetzung sei.
Positive Erwartungen an App
Rund 83% der Befragten versprechen sich von einer Mitarbeitenden-App eine bessere Erreichbarkeit, insbesondere von Mitarbeitenden ohne Arbeitsplatz mit PC-Zugang. Dies kann insbesondere für Unternehmen mit einem hohen Produktionsanteil interessant sein. Zudem gehen rund 40% der Befragten davon aus, dass sich eine App positiv auf die Organisationskultur und den Zusammenhalt im Unternehmen auswirken wird. Eine weitere Erwartung der Befragten an eine App ist, dass Prozesse, wie z.B. die Beantragung von Urlaub, beschleunigt und flexibilisiert werden können. Außerdem erwarten die Befragten, dass durch die Einführung einer App die Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden steigt und der Dialog zwischen Kolleg:innen und Abteilungen vereinfacht wird.
Befragte wünschen sich soziale Features
Fast 90% der Befragten wünschen sich in einer App einen Newsfeed und Push-Nachrichten aufs Handy. Auch soziale Funktionen à la Facebook, wie Liken, Teilen und Kommentieren sind gewünscht. Auch individuelle Nutzer:innenprofile und das Chatten mit Kolleg:innen wünschen sich etwa die Hälfte der Befragten. Außer den sozialen Funktionen einer App wird auch die Bereitstellung von Schichtplänen, Speiseplänen und Mitarbeiter:innenverzeichnissen gewünscht. Ein weiterer Wunsch der Befragten an eine App ist die Vereinfachung des Onboardings neuer Mitarbeitenden.
Teil des Unternehmens sein
Zusätzlich zu den funktionalen Aspekten kann die Bereitstellung einer mobilen Mitarbeitenden-App gerade in Krisenzeiten das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken. Die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie schnell sich der Arbeitsalltag ändern kann und welche Hürden damit verbunden sind. Der Home-Office-Anteil ist in vielen Unternehmen noch immer recht hoch. Gerade in Zeiten, in denen viel außer Haus gearbeitet wird oder auch bei Kurzarbeit und Krankheit, kann eine mobile App eine Möglichkeit bieten, den Austausch in der Kaffeeküche auch online stattfinden zu lassen und so den Zusammenhalt zu stärken.
Datensicherheit & Co. – Hürden die es zu überwinden gilt
Trotz all der positiven Aspekte, die eine Mitarbeitenden-App mit sich bringen kann, müssen auch die Hürden bei einer möglichen Einführung betrachtet werden. Mehr als die Hälfte der Befragten sieht in der Datensicherheit eine große Hürde – vor allem bei der Nutzung der App auf privaten Smartphones. Auch die Frage, ob eine App mit der vorhandenen technischen Infrastruktur kompatibel ist, wird von rund 40 Prozent der Befragten mit Sorge betrachtet.
Jedes Unternehmen ist anders
Sind die organisatorischen Hürden überwunden, steht der Einführung einer App theoretisch nichts mehr im Wege. Weil jedes Unternehmen anders ist und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden stark variieren können, kann es jedoch sinnvoll sein, vor der Planung einer App, eine Mitarbeitendenbefragung durchzuführen und die Einstellungen zur Einführung einer App abzufragen.
Die Top 3 Handlungsempfehlungen
- Unternehmen sollten eine Umfrage unter den Mitarbeitenden durchführen, um herauszufinden, ob eine App erwünscht ist.
- Vor der Einführung einer mobilen Mitarbeitenden-App muss die Datensicherheit gewährleistet sein.
- Die interne Kommunikation sollte mit sozialen Features versehen werden.
Angaben zur Studie
Autor:innen: Internal Communications Monitor
Methode: Befragung
Stichprobe: 261 Kommunikationsexpert:innen aus ganz Europa, größtenteils zwischen 31 und 50 Jahren, 23% männlich, 77% weiblich
Erhebungszeitraum: 2020
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